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Organizzazione di eventi aziendali

Raggiungi i tuoi possibili clienti e rafforza il rapporto con i clienti consolidati.

Gli eventi aziendali sono da sempre una parte fondamentale di "contatto" tra azienda e persone,
sono un'arma vincente nelle mani degli imprenditori.

Gli eventi aziendali come leva di Marketing

Una delle leve di Marketing molto utilizzata dalle aziende è sicuramente quella degli eventi, perché si da la possibilità al proprio pubblico (clienti o possibili tali) di vivere l’azienda o di sperimentare prodotti in modo diretto.

L’inserimento degli eventi in una pianificazione di Marketing serve ad creare un touchpoint e aumentare il livello di coinvolgimento e quindi avere una migliore Customer Experience.

Durante un evento alle persone che entrano in contatto con l’azienda si deve dare la massima importanza dato che l’evento è diretto proprio a loro, in questo modo le persone si sentiranno parte integrante dell’evento e lo vivranno a fondo.

Tipologie di eventi aziendali

Ogni tipo di evento segue diversi schemi ed obiettivi per questo si deve modulare la creazione e la strategia dell’evento in modo diverso.

La prima cosa da definire è il target dell’evento che può essere di 3 tipi:

  1. Corporate: ovvero un evento rivolto verso un pubblico interno all’azienda
  2. Trade: evento rivolto a partner commerciali o possibili tali, quindi si parla di Business to Business
  3. Consumer: evento rivolto ai propri clienti o ad un pubblico di persone identificate come target

 

Vediamo di seguito alcuni tipi di eventi che possono essere svolti in azienda.

Fiere/Expo

Le fiere sono grandi eventi, in genere svolti in spazi molto ampi, dove le aziende divise per categorie merceologiche presentano i propri prodotti e servizi.

Open day
È un tipo di evento dove appunto si “aprono le porte” dell’azienda per spiegare cosa fa e come lavora.

Visita in azienda
La visita in azienda è simile all’open day con la differenza che viene organizzato anche un tour guidato in spazi in genere non accessibili se non agli addetti ai lavori.

Evento lancio prodotto
Per proporre al mercato un nuovo prodotto  o per rilanciare un vecchio prodotto aggiornato.

Meeting
Realizzato per mettere in contatto persone con interessi simili in genere professionisti di un determinato settore

Convention
Simile al meeting ma con il fine ultimo di vendere prodotti o servizi e quindi di illustrarne le caratteristiche.

MeetUp
Serve a incontrare uno o più personalità di spicco con il proprio pubblico che condividono gli stessi interessi

Workshop
Un workshop si organizza per fare studio e cercare collettivamente risposte alle domande del tema, alla base del suo funzionamento c’è che tutti i partecipanti hanno un ruolo attivo e condividono il risultato finale.

In-store promotion
Si tratta della promozione di un prodotto direttamente dove viene venduto (in genere librerie, negozi di musica, ma anche centri commerciali).

Evento di inaugurazione
Utile per lanciare l’apertura di un locale, una nuova sede o una nuova attività.

Festival
Molto più complesso nella sua organizzazione perché rivolto ad un pubblico ampio, un Festival in genere si svolge in più giornate su un unico tema centrale.

Quale evento aziendale scegliere?

Non è possibile dare una risposta unica, sicuramente una grande azienda deve partecipare a grandi eventi Fiere/Expo e realizzare altri tipi di eventi per aumentare i touchpoint con il proprio pubblico. Anche una piccola azienda può farlo se parte di una strategia di crescita, commisurando sempre gli sforzi economici con il ritorno (ROI) per generare un progresso sostenibile.

Per la scelta della tipologia di evento si deve rispondere ad alcune domande:

“dove risiedono i miei clienti?

“che eventi vorrebbero per loro dalla mia azienda?”.

Tutto deve essere rapportato alla realtà aziendale e al budget e, a prescindere dala dimensione dell’evento, il controllo analitico dei risultati è la chiave per il successo.

Come ideare un evento aziendale

Come per ogni attività di Marketing per ideare un evento aziendale ci sono delle best pratices che sono sempre valide.

Scontato dire che un buon evento parte da un’analisi degli obiettivi che l’azienda vuole raggiungere, all’interno di questi si devono definire quali di essi possono essere raggiunti attraverso la creazione o la partecipazione ad un evento, ed infine quale sia la scelta migliore in termini di costo/beneficio (ROI).

PRE EVENTO

Ideazione strategica/Timing

Definizione accordi/Produzione

Comunicazione/promozione

DURANTE L'EVENTO

Location attrezzature

Personale interno/esterno

Comunicazione Foto, video/Social

Svolgimento dell’evento

Chiusura allestimento

POST EVENTO

Comunicazione post evento

Raccolta feedback/Sviluppo Lead

Report

Ognuna di queste voci ha a sua volta altri contenuti che vanno
approfonditi per aumentare il grado di dettaglio del prezzo.

Maggiori saranno le informazioni e la raccolta dei preventivi per la selezioni dei costi
più certezza ci sarà per la prevesione di budget.

ESEMPIO DI PREVISIONE DI COSTO

Un’azienda che produce finestre deve partecipare ad un’una importante fiera in Umbria del settore dell’Edilizia. L’azienda si trova a Roma e vuole raggiungere nuovi clienti finali (quindi b2c) nella zona della Lombardia.

Partecipazione alla fiera “xxxxx del settore dell’Edilizia” utile allo sviluppo contatti.

Prima dell’evento si stringeranno nuove Partnership con agenti della zona per incrementare le attività sul territorio e la gestione degli appuntamenti presi in fiera. AI possibili clienti che decidessero di volere un secondo appuntamento verrà regalato un soggiorno gratis. Il buono sarà spendibile a Roma in alcuni hotel in luoghi vicino all’azienda, in quanto il progetto è mirato, infatti, a portare persone realmente interessate a conoscere e visitare l’azienda.

L’offerta è rivolta a persone veramente interessate o quantomeno intenzionate a voler acquistare u nostro prodotto. Il filtro per le scelte su chi invitare viene effettuato dal personale commerciale + partner presente in Fiera (numero massimo di buoni 20 persone, valore n°1 buono 150 € valido per il soggiorno di due persone).

  • Definizione accordi con ente fiera = tra i 5.000 €
  • Spostamenti, Hotel agenti, biglietti, etc.etc.= 2.000 €
  • Produzione di tutto il materiale promozionale (gadget, brochure etc. etc) = 3.000 €
  •  Attivazione della ricerca e selezione nuove partnership = 4.000/6.000 €
  • Comunicazione, inviti, promozione web social e portali = 500 €
  • Stand, allestimenti, trasporti = 5.000
  • Rimborsi personale + hostess = 1.000 €
  • Documentazione video + foto = 500
  • Ditte incaricate per la chiusura dell’allestimento = 1.000 €
  • Comunicazione web e Social = 500 €
  • Raccolta buoni 25x 150€ (notte e prima colazione) = 3.000 €

WalterMarketing e la creazione di eventi

La gestione di un evento dalle dimensioni contenute, la partecipazione ad un evento fieristico e la realizzazione di eventi aziendali rientrano nelle competenze che offriamo ad aziende interessate ad esternalizzare una parte degli eventi aziendali.

La consulenza strategica che presentiamo è accompagnata dal lavoro sula campo co una parte operativa per la gestione dei partner.

Proponiamo un piano o Business Plan delle attività scadenzate nel tempo, le risorse coinvolte, budget e  un programma di monitoraggio chiaro.

Negli eventi, il rispetto degli orari, la scelta dei giusti partner e la pianificazione dettagliata sono fondamentali per la loro riuscita, questo lo sappiamo e ci piace lavorare così.

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